Informativa sul trattamento dei dati ai sensi dell’ art. 13 del Regolamento Europeo 679/2016

Gentile Cliente,
lo/la scrivente ALPI DUE S.r.l, titolare del trattamento dei Suoi dati personali, ai sensi dell’art. 13 del Reg. UE 679/2016, La informa in merito a quanto segue relativamente ai dati personali da Lei forniti per la gestione del rapporto contrattuale.

Finalità e base giuridica del trattamento

I dati personali da Lei forniti verranno utilizzati nei limiti e per il perseguimento delle finalità relative al rapporto contrattuale in corso esclusivamente per le seguenti finalità:

  • finalità relative alla fornitura del sevizio concordato con l’interessato; in tal caso base giuridica del trattamento è l’esecuzione di obblighi derivanti dal contratto di cui è parte l’interessato o per adempiere, anche in fase pre-contrattuale, ad eventuali specifiche richieste dell’interessato;
  • adempimento di obblighi previsti da leggi e regolamenti (ad es. adempimenti contabili, fiscali, previdenziali e contributivi); in tal caso base giuridica del trattamento è l’adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il titolare;
  • per acquisire e confermare la sua prenotazione di servizi di alloggio e servizi accessori, e per fornire i servizi richiesti; in tal caso base giuridica del trattamento è l’esecuzione di obblighi derivanti dal contratto di cui è parte l’interessato o per adempiere, anche in fase pre-contrattuale, ad eventuali specifiche richieste dell’interessato (art. 6, co.1, lett. b) GDPR); nel caso in cui siano conferiti dati particolari, cosiddetti sensibili sarà richiesto il Suo consenso (art. 6, co.1, lett. a) GDPR). Il trattamento cesserà alla sua partenza, ma alcuni suoi dati personali potranno o dovranno continuare ad essere trattati per le finalità e con le modalità indicate nei punti successivi;
  • per adempiere all’obbligo previsto dal “Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza” (articolo 109 R.D. 18.6.1931 n. 773) che ci impone di comunicare alla Questura, per fini di pubblica sicurezza, le generalità dei clienti alloggiati secondo le modalità stabilite dal Ministero dell’Interno (Decreto 7 gennaio 2013; in tal caso base giuridica del trattamento è l’adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il titolare (art. 6, co.1, lett. c) GDPR); I dati acquisiti per tale finalità non vengono da noi conservati, a meno che non ci fornisca il consenso alla conservazione (art. 6, co.1, lett. a) GDPR);
  • per adempiere ai vigenti obblighi amministrativi, contabili e fiscali; in tal caso base giuridica del trattamento è l’adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il titolare (art. 6, co.1, lett. c) GDPR); i dati acquisiti per tali finalità vengono da noi conservati per il tempo previsto dalle rispettive normative (10 anni, e anche oltre in caso di accertamenti fiscali);
  • per accelerare le procedure di registrazione in caso di suoi successivi soggiorni presso la nostra struttura. Per tale finalità, previa acquisizione del suo consenso revocabile in qualsiasi momento (art. 6, co.1, lett. a) GDPR), i suoi dati saranno conservati per il periodo massimo di 10 anni, e saranno utilizzati quando sarà nuovamente nostro ospite per le finalità di cui ai punti precedenti;
  • Finalità legate all’ invio da e/o durante il soggiorno, di un questionario sul gradimento del servizio. La base giuridica del trattamento è il legittimo interesse del titolare a garantire la sicurezza durante la navigazione.
  • per espletare la funzione di ricevimento di messaggi e telefonate a lei indirizzati durante il suo soggiorno. Per tale finalità è necessario il suo consenso (art. 6, co.1, lett. a) GDPR). Potrà revocare il consenso in qualsiasi momento. Il trattamento cesserà comunque alla sua partenza;
  • per l’invio all’interessato, previo consenso, di comunicazioni newsletter e/o offerte commerciali; in tal caso base giuridica del trattamento è il consenso dell’interessato (art. 6, co.1, lett. a) GDPR);
  • per fini di protezione delle persone, della proprietà e del patrimonio aziendale attraverso un sistema di videosorveglianza di alcune aree della struttura, individuabili per la presenza di appositi cartelli. Per tale trattamento non è richiesto il suo consenso, in quanto persegue il nostro legittimo interesse a tutelare le persone ed i beni rispetto a possibili aggressioni, furti, rapine, danneggiamenti, atti di vandalismo e per finalità di prevenzione incendi e di sicurezza del lavoro . (art. 6, co.1, lett. f) GDPR). Le immagini registrate sono cancellate dopo 24 ore, salvo festivi o altri casi di chiusura dell’esercizio, e comunque non oltre una settimana. Non sono oggetto di comunicazione a terzi, tranne nel caso in cui si debba aderire ad una specifica richiesta investigativa dell’autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria.
  • Raccolta dati per fornitura servizio Wi-Fi. La base giuridica del trattamento è il legittimo interesse del titolare a garantire la sicurezza durante la navigazione.

    Modalità e durata del trattamento

    I dati personali da Lei forniti saranno trattati “in modo lecito e secondo correttezza” con il supporto di strumenti cartacei, informatici o telematici. Il trattamento dei dati proseguirà per tutta la durata dei rapporti con il titolare e, se necessario per eventuali adempimenti a cui è soggetto il titolare fino all’espletamento di questi ultimi, sulla base di quanto imposto dalla normativa vigente, così come dettagliato nei punti precedenti..

    Per quanto concerne i trattamenti necessari all’invio di comunicazioni, newsletter e/o offerte commerciali, i dati verranno conservati fino a quando l’interessato non revocherà il proprio consenso.
    Nel caso in cui in cui la base giuridica del trattamento sia il consenso della Cliente, questi ha diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento senza che ciò pregiudichi la liceità dei trattamenti svolti fino alla data della revoca del consenso.

    Comunicazione e diffusione dei dati ed eventuali destinatari

    Potranno accedere, e quindi venire a conoscenza dei Suoi dati, esclusivamente i soggetti autorizzati dal titolare limitatamente ai dati necessari a svolgere il proprio incarico.
    Ferme restando le comunicazioni eseguite in adempimento di obblighi di legge e contrattuali, tutti i dati raccolti ed elaborati potranno essere comunicati esclusivamente per le finalità sopra specificate a:

  • Soggetti autorizzati dal titolare del trattamento (collaboratori, tirocinanti e dipendenti);
  • responsabili del trattamento o collaboratori esterni del titolare (es. consulenti legali, del lavoro, contabili, informatici,

    revisori);

  • soggetti pubblici e privati a cui la comunicazione sia dovuta per legge o regolamento;
  • compagnie di assicurazione e recupero crediti;

    I Suoi dati non saranno diffusi.
    Un elenco di tali eventuali soggetti esterni è reso disponibile su richiesta dell’interessato.

    Trasferimento dei dati personali all’estero

    I Dati non saranno trasferiti all’estero.

Natura del conferimento dei dati e conseguenze dell’eventuale mancato consenso

Il conferimento dei dati e il relativo trattamento sono facoltativi, ma funzionali all’espletamento delle attività necessarie all’esecuzione degli obblighi contrattuali. L’eventuale rifiuto a fornire i dati per tali finalità potrà rendere impossibile adempiere ai rapporti contrattuali ed agli obblighi di legge. Il conferimento dei dati è facoltativo per l’invio di comunicazioni e offerte commerciali. L’eventuale rifiuto non pregiudicherà la fornitura degli altri servizi. In qualsiasi momento potrà opporsi a tale trattamento, anche successivamente ad aver concesso il consenso per finalità commerciali, inviando una richiesta al titolare inviando una comunicazione all’indirizzo unsubscribe@clubres.com.

Diritti dell’interessato

L’interessato ha il diritto di ottenere, a cura del Titolare, la conferma dell’esistenza o meno di Dati che lo riguardano, anche se non ancora registrati e la comunicazione in forma intelligibile dei medesimi. Ha inoltre diritto di ottenere l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei Dati, la cancellazione o la limitazione del loro trattamento, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei Dati trattati in violazione di legge (compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i Dati sono stati raccolti o successivamente trattati), l’attestazione che le operazioni di cui ai precedenti punti sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i Dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si riveli impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato. L’interessato ha il diritto di opporsi, in tutto od in parte, per motivi legittimi, al trattamento dei Dati, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta, oltre ad avere diritto alla portabilità dei dati elettronici che siano soggetti a trattamenti automatizzati ed a proporre reclamo a un’autorità di controllo. Tali diritti potranno essere esercitati contattando il Titolare tramite i canali fisici e telematici indicati in intestazione.

Estremi identificativi del titolare e del responsabile del trattamento dei dati

Titolare del trattamento è ALPI DUE S.r.l.
L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento è disponibile presso la sede del titolare del trattamento.

 

Privacy policy report in accordance with and for the effect of GDPR Reg. 2016/679, art. 13

Dear client,
our company ALPI DUE S.r.l is responsible of data processing and controlling and will handle your personal data according to the General Data Protection Regulation art. 13 UE 679/2016. With the present policy report, we inform and update regarding our processing standards and guidelines of your personal data in order to fulfil our existing contract.

Purposes, goals and legal base of data processing

The personal data provided will be processed to fulfil our contract and accomplish the defined tasks and activities listed:

  • finalize contracts which begins with our pre-contractual activity started upon your request and contact. Your request and

    the contract represent the legal base which legitimates the subsequent data processing;

  • fulfil legal and fiscal duties resulting of our business relationship. The necessity to handle the data according to law

    legitimates and permits us the data processing;

  • fulfil duties provided by law, regulations, community legislation or authority orders of any type requested and ruled by

    local, national and international legislators. This prescriptions and laws are the legal base that legitimates the processing

    of data such as accounting, fiscal, tax data or authority declarations and others imposed to our company by legislation;

  • handle purchases, deliveries and reservations provided and served by our company. In those circumstances, the legal base of our relation, depends upon the duties resulting from the existing contract, which starts with all pre-contractual agreements and responsibilities and specific requests (art. 6, co.1, let. b, GDPR) as well as the processing of sensible data, which is handled only with the explicit consent of the concerned part (art. 6, co.1, let. A, GDPR). The data processing will end at your departure day, excluded those duties that have to be accomplished after your leaving and described in the

    following points;

  • fulfil all legal prescriptions of the “Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza” (Regulation for public security as ruled

    with art. 109 R.D. 18.6.1931 n. 773) which orders the communication to security authorities of personal data of all guests lodging according to the procedures defined by the Ministry of Internal Affairs (Law of January 7th 2013) that forms the legal base of data processing. This obligation is compulsory and have to be accomplished according to legal prescriptions and ruling law (art. 6, co.1, let. C, GDPR). For those duties your data will be processed and maintained until you may revoke your consent given (art. 6, co.1, let. A, GDPR);

  • fulfil all administrative, accounting and tax duties e prescriptions, in those cases the legal base is given by the accomplishment of legal obligations and compulsory tasks which have to be followed by the data processing subject (art. 6, co.1, let. C, GDPR). All collected and processed data will be saved according to law prescriptions (10 years and more in case of controls by tax or investigative authorities/police);
  • accelerate check-in and registration procedures at our front desk. For this task your consent may be revoked anytime (art. 6 co.1, let. A, GDPR), your data will be saved for the maximal period of 10 years and will be used in the case you repeat a stay in one of our properties to speed up your registration and accomplish all legal and administrative obligations and duties;
  • tasks and operations related with the transmission of a question sheet which will be automatically sent to your address during or after your stay. The legal base for the processing of this data will be to guarantee to all our guests service standards and safety, security and quality requirements;
  • fulfil the task of receiving and handling messages addressed to your attention and handled during your stay to be handled according to your indications. For this task we request your explicit consent (art. 6, co.1, let. A, GDPR). You may withdraw your consent anytime, it will however end with your departure;
  • transmit, based on your given consent, newsletters and commercial offers and information of our services and products. In those circumstances the legal base is given and guaranteed by the consent given according to art. 6, co.1, let. A, GDPR;
  • accomplish our security and safety standards pursued by our security camera system operating in different public areas of our properties you may easily identify because of the hanging signs and information. For these data your consent is not compulsory as far as this precautions are taken to guarantee our legal interests, people, goods and properties as well as to prevent or record illegal acts, thefts, aggressions, vandalism acts or fire accidents and diseases and guarantee safety and security conditions to our employees (art. 6, co.1, let. F, GDPR). The saved pictures and videos will be destroyed within 24 hours after the registration, except closing periods or extraordinary conditions which request a longer storage period. In any case the data will be destroyed within 7 days after the registration date. This data cannot be disclosed,

    exported or given to third parties – except investigation authorities or police request them;

  • collect data for the delivery of WiFi services and connection, the legal base is formed by the explicit interest to guarantee

    maximum security and safety during internet use and provide the service requested.

    Processing modalities and durance of data processing

    With regard to the explained purpose your data is subject to computer and paper processing and will be treated according to legal regulations and laws. Data is processed in order to guarantee logic and physical safety and confidential handling of all information treated and will continue for the entire contract period and all existing obligations following international, national and local rules and regulations as detailed in this report. On behalf of the data necessary to transmit commercial information and newsletter your consent may be revoked anytime and is not compulsory – data will be processed until you revoke your consent. The legal base is guaranteed by the consent given; hence you can decide to avoid or decline the use and subsequently your approval to process your data.

    Communication, disclosure and diffusion of data

    Your data is accessible only to authorized operators, habilitated by the responsible subject of data processing. Each operator may access to the information and data necessary to complete his tasks. Regardless all data and information transmissions compulsory by law your data may be sent to following subjects only to accomplish the contract and reasons accorded:

  • Authorized subjects to handle and process data (employees and teams at all levels with authorization and access to the data);
  • Processing and controlling managers and responsible employees as well as service providing companies delivering legal, accounting, computer hard- and software, consulting and finance services;
  • Public or private subjects whose faculty to access data is guaranteed and ruled by law;

• Insurance and dept collection companies;

Your data may not be disclosed to third parts. A list of all companies or subjects accessing to your data is available upon request.

Data transmission abroad / third countries

Your data will not be sent to companies abroad.

Modalities of data conferment and consequences of data processing without a legal base and consent

Data conferment is not mandatory but functional to accomplish all duties defined by contract. If you decline and refuse the use of your data this may compromise the fulfilling of the contract, its obligations, duties and further prescriptions defined by law. Data conferment depends upon your approval and consents the transmission of commercial information, offers or newsletters. If you revoke the use of your data for this specific function, this will not affect our other contract obligations or prescriptions as well as the delivery of our services. You may revoke and withdraw your consent anytime and interdict us to process and handle your data for commercial and marketing purposes sending your decline message to our e-mail address unsubscribe@clubres.com.

Rights of parts and people concerned

Contacting the processing and controlling company parts concerned have the right to receive the information if the company disposes or not of data, registrations and information regarding itself. It has the right to update, modify or change its personal data if interested as well as to revoke the consent given or request the cancellation of all data and information or reduce the use for only compulsory prescriptions. Further it may request the transformation in anonymous data of all information which belongs to it and to stop the processing of illegally processed or saved data (comprehensive all data for which the conservation and storage to follow the goals defined). The data processing part has to ensure the rights of people concerned also if data is processed by external companies and has to attest the cancellation operations and contents. This duty can be accomplished if possible in an economically reasonable way aligning the policy and cancellation to the rights of the concerned part.

The concerned part may revoke or withdraw his consent, partially or totally, for legal and functional reasons and matters. It further has the right of portability of the electronic data subjected to automatic processing as well as to start a complaint to be addressed to the legal control authority in charge. Those rights may be exercised with conventional documents or on telematics ways and have to be addressed to the data processing responsible company.

Identification of the responsible company of data processing

The responsible company of data processing and controlling is ALPI DUE S.r.l
The updated list of the responsible people of data processing is available upon request to be addressed to the legal representants or delegates of the company concerned.

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